С каждым годом производители прилагают все больше усилий, чтобы повысить производительность при снижении затрат и сохранении качества. Отличный вариант решения такой сложной задачи — автоматизировать процесс при помощи различного программного обеспечения и компьютерных технологий. Это позволит высвободить часть производственных и человеческих ресурсов и сформировать оптимальную рабочую стратегию. Процесс автоматизации очень обширен и включает в себя большое количество различных задач. Правильный подход к процессу и понимание азов позволит бизнесмену подобрать оптимальную программу.
Автоматизация: зачем нужен данный процесс современному бизнесу?
Что такое автоматизация бизнеса? Это огромный пласт эффективных средств, позволяющий часть человеческого труда перевести в машинный, то есть автоматический. В этот комплекс средств включены компьютерные технологии, производственное оборудование, робототехника, каналы связи и программное обеспечение.
К автоматизации прибегают практически все сферы современного бизнеса. Этот процесс будет актуален, если возникает ряд проблем:
необходима обработка большого объема информации;
сотрудники выполняют ряд рутинных задач;
существуют трудоемкие процессы, выполнить которые необходимо в сжатые сроки;
выявлены некоторые слабые (проблемные) участки.
Все эти проблемы в совокупности присутствуют на каждом стандартном производстве. Иногда из-за их несвоевременного выполнения возникают трудности с изготовлением продукта, своевременной отгрузкой товара и поставкой к поставщику. Это ведет не только к срывам производственных сроков, но и снижению конкурентоспособности на рынке.
Автоматизация бизнеса напрямую связана с прибылью и увеличением доходности компании. Перед тем, как начать автоматизированный процесс на своем предприятии, группа специалистов ставит перед собой несколько задач по внедрению производственных технологий:
Упорядочивание. Необходимо все организовать и свести к минимуму человеческие риски при внедрении производственных технологий. Большое внимание уделяется коммуникациям, которые позволят контролировать автоматизацию в разных структурных подразделениях;
Экономия. Внедрение программного обеспечения, которое позволит сэкономить затраты на производстве и добиться увеличения прибыльности компании;
Разграничение обязанностей. Четкое распределение задач между сотрудниками позволяет добиться стабильной атмосферы в коллективе и избежать многих конфликтов;
Повышение лояльности. Своевременная поставка товара и хорошее качество продукта — залог повышения репутации компании в глазах клиентов и долгосрочного сотрудничества.
Отрицательный эффект после внедрения автоматизированных систем — редкость. Если введенное средство не оказывает положительного эффекта на производственный процесс, то группа менеджеров корпорации проводит совещание. На нем принимается решение о выводе того или иного автоматизированного средства из производства. Его вывод обосновывается четкими доказательствами неэффективного использования.
Эффективные инструменты автоматизации
Автоматизировать можно абсолютно любое предприятие. Главное — подобрать нужный и работающий инструментарий. Любая методология управления предприятием включает в себя ряд эффективных программ, которые подбираются в зависимости от назначения.
Инструменты автоматизации бизнеса бывают операционные (САПР, АСУТП), управленческие (управляют процессом в целом — CRM, ERP), поддерживающие (системы электронного документооборота — 1С-предприятие).
На начальном этапе автоматизации следует подготовить сотрудников. Если они ранее не сталкивались с автоматизированными программами — проведите обучение. На этапе внедрения необходимо не нагружать сотрудников, делайте это поэтапно, чтобы они могли быстро освоить программу.
Зарубежные компании предлагают современному бизнесу ряд эффективных программ. Самыми востребованными можно считать:
SAP EPT. Международный сервис, который позволяет подключить специальные узкоспециализированные модули. Широко используется во многих странах мира. Программа позволяет объединить все процессы компании воедино, оставляя при этом небольшую автономность для ручного труда;
Microsoft Dynamics AX. Востребован в среднем бизнесе. Это комплексный модуль, позволяющий без труда вести налоговый и бухгалтерский учет. Требуется регулярное обновление лицензии.
Часто для работы с отчетами на предприятии используется программное обеспечение sap bi. SAP BusinessObjects позволяет оптимизировать корпоративные сведения и группирует их в поисковые блоки для принятия комплексных решений. Все пользователи могут принимать участие в корпоративной работе в едином информационном пространстве.
Отечественные разработчики также могут похвастаться некоторыми программами для автоматизации современного бизнеса. Программные продукты широко востребованы среди бизнесменов. Самыми популярными считаются:
1С-Управление предприятием. Программа включает комплекс модулей для регулировки закупок, управления производством, бюджетирования, учета расходов и планирования. 1С постоянно обновляется, позволяя максимально автоматизировать работу крупных корпораций;
Doczilla Pro. Платформа предназначена для работы с документооборотом. Ускоряет составление договоров, исключает неточности и ошибки в документах. Вы можете заключать большое количество сделок за короткий отчетный период;
Галактика ERP. Платформа позволяет не только вести на предприятии бухгалтерский и налоговый учет, но и включает модули управления персоналом, логистику и планирование процессов. Заказчик может самостоятельно подобрать оптимальные для своей компании модули.
Каждый сотрудник сможет четко выполнять свою работу. Помогать ему в этом будет грамотно составленное программное обеспечение. Автоматизированные платформы связаны между сотрудниками компании. Вы можете не только корректировать работу, но и наглядно видеть промахи в расчетах своих подчиненных. Это очень удобно и позволяет исключить ошибки во всех документах.
Преимущества автоматизации бизнеса
Обойтись без внедрения в производственный процесс автоматизированных платформ сегодня невозможно. Крупные предприятия для наращивания товарооборота должны заменить часть ручного труда на машинный, то есть автоматизированный.
Процесс автоматизации имеет ряд весомых преимуществ:
позволяет эффективно работать с большим потоком информации, формировать его в структурированные блоки;
частичная замена человеческих рук на механизированных роботов — ускорение производства;
большая фокусировка на выполнении своих задач;
высокая точность результатов — автоматизированные сервисы редко допускают ошибки.
Эти преимущества становятся основополагающими для тех компаний, которые хотят развиваться и занять достойную позицию на рынке. В каждом рыночном сегменте есть здоровая конкуренция. Именно автоматизация решает: какая компания займет лидирующее место: благодаря наличию современного программного обеспечения корпорация может существенно нарастить производство товара в сжатые сроки. Это позволяет расширить объем продаж и добиться увеличения прибыли.
Для чего нужна автоматизация бизнеса: сферы работы компании
И крупные, и небольшие компании все чаще отдают предпочтение автоматизации производственного процесса. Каждый сотрудник корпорации имеет доступ к программному обеспечению в любой точке земного шара и может вести учет даже за границей.
Автоматизация — важнейший этап в обеспечении эффективной работы предприятия в целом. Оценить ее преимущества могут все сферы производства. Каждый отдел может работать по упрощенной системе и тратить на выполнение повседневных (рутинных) задач меньше времени.
Например:
Продажи. При помощи автоматизированных платформ вы можете вести переговоры с поставщиками прямо из кабинета. Программное обеспечение позволяет видеть всю информацию о контрагенте, его закупках и выслать договор на поставку товара без визита к потенциальному заказчику. Функция напоминания позволит не забыть о важных встречах;
Логистика. Внедрение современных технологий позволяет вести учет товара, отслеживать их перемещение, контролировать прием новых поступлений. В базу вносится не только наименование, но и партия, номенклатурный номер товара. Вы можете отслеживать поставку и выявить залежавшийся на складах продукт;
Маркетинг. В этой сфере автоматизация позволила выделять сегмент потенциально заинтересованных лиц и демонстрировать свой товар непосредственно целевым клиентам. Используются различные каналы продвижения — эффективность каждого оценивается на всех этапах;
Бухгалтерия. Объем работы бухгалтеров на крупном предприятии очень большой. Сотрудник должен выполнить много бумажной работы, сформировать отчеты и вовремя сдать документы в налоговую. Теперь управление бюджетным процессом стало намного проще. Автоматизированные программы делают рутинную работу в два клика и исключают неточности при формировании отчетов.
Любой руководитель может напрямую отслеживать работу всех отделов и принимать активное участие на всех производственных этапах.
Выбираем систему автоматизации: на что обратить внимание
Вы можете выбрать для своего производства уже готовую автоматизированную платформу или заказать программу по индивидуальным требованиям. Руководитель должен заранее просчитать этапы автоматизации для своего бизнеса. Готовое программное обеспечение устанавливается очень быстро. Вы работаете на общих условиях.
При выборе автоматизированного ПО, учитывайте ряд факторов:
конкретные процессы вашего бизнеса;
соответствие платформы вашим требованиям;
настройка программы под бизнес-стратегию;
изменение настроек во время эксплуатации;
простота использования программного обеспечения;
интеграция с другими сервисами.
При возникновении проблем всегда можно обратиться в техническую поддержку. Представители компании по созданию автоматизированных систем всегда помогут вам разобраться в сервисе и улучшат настройки программы.
После установки автоматизированного ПО вы должны заполнить программу исходными данными. После этого можно начинать работу с документацией и базой клиентов. Более сложные задачи требуют настройки сервиса под вашу бизнес-стратегию. Если в выбранной вами программе нет исходника для решения требуемых задач, стоит заказать индивидуальное ПО.
Полезно будет узнать, есть ли ваши партнеры в клиентах выбранной вами организации. Это позволит не только упростить связь с заказчиками, но и узнать их мнение о работе автоматизированных программ.