Нередко бывает так, что владельцы частных предприятий, связанных с перемещением денежных потоков, вообще не ведут никакой регистрации в этом направлении. В результате на счету общие цифры показывают вполне удовлетворительные данные, никаких лишних трат, вроде бы, не производилось, но в конце месяца денег нет даже на то, чтобы выдать зарплату сотрудникам. Именно поэтому к такой стороне ведения дел должно быть внимательное отношение. И помочь в подобных ситуациях всегда сможет специализированная программа для учета финансов, разработанная с учетом всех базовых факторов.
Для чего нужен автоматизированный учет денежных средств?
Контроль всех поступающих в процессе работы предприятия финансов, а также расходов и трат – именно так в нескольких словах можно сформулировать основную задачу специальных программ. Вместе с тем, преимуществ, которые они обеспечивают при оптимальном использовании, намного больше. Заключаются эти преимущества в следующем:
- возможность видеть остатки денег на счету фирмы или компании: таким образом владелец предприятия будет всегда в курсе того, на какой объем финансов он может рассчитывать при необходимости приобретения нового оборудования или найма дополнительных рабочих. При этом программа позволяет видеть остатки по каждому направлению под конец определенного периода, сопоставлять суммы расходов по кассе и по отчетам сотрудников;
- определить происхождение денег и направление расходов: к примеру, у хозяина компании есть возможность отслеживать динамику возрастания фонда оплаты труда, затраты на рекламные акции. При чрезмерном увеличении подобных статей всегда есть возможность принять своевременные меры;
- производить аналитику по вопросу передвижения денег в различных проектах: особенно это актуально при ведении бизнеса в разных направлениях – например, в одновременной оптовой и розничной продаже, торговли в реальном режиме и онлайн, прочее. Программа учета движения денежных средств в таком случае позволяет обозначить уровни заработков для каждого отдельного проекта.
Ведение подобной учетной деятельности должно осуществляться всеми без исключения организациями при помощи оформления записей в соответствующих документах. При наличии кассы обязательно должны соблюдаться и правила кассовой дисциплины.
В чем заключается процесс учета?
Чтобы контроль денежных потоков был максимально удобным и эффективным для самого владельца компании, специалисты советуют условно разделить его на три основных формата:
- операционный – здесь принимаются во внимание платежи регулярного характера, используемые в мире бизнеса; один из примеров таких платежей – поступления от заказчиков и клиентов;
- инвестиционный – это нерегулярные платежи в виде долгосрочных вложений в разные виды бизнеса; как вариант – приобретение дорогостоящего оборудования;
- финансовый – данный раздел включает в себя оба предыдущие формата.
Своевременное отслеживание финансов согласно перечисленных выше этапов – задача важная, но не единственно правильная. Ни один отчет о прибылях и убытках не сможет заменить прочие управленческие документы. Ведь в процессе не менее важно принимать во внимание рентабельность, методы начисления, обязательства самой компании и многие другие моменты.
Те, кто ориентируется исключительно на цифры по остаткам, вполне могут оказаться по итогу в убытке. Поэтому наиболее удобным и безопасным способом решать задачи такого плана – это воспользоваться специальными программами, которые берут на себя основную часть работы по подсчетам и аналитике.